Implementation of Activity-Based Costing in laboratory medicine

Background: This work aimed to collect data related to the Laboratory Medicine SOD of the Azienda Ospedaliero-Universitaria delle Marche, for services performed by the Clinical Chemistry sector (year 2022), to process them in order to design a computer system enabling the cross-referencing of data sources related to services rendered and materials consumed according to the Activity-Based Costing (ABC) methodology, evaluating the real cost and return on investment. Methods: To process this information, a MySQL database has been set up, allowing one-to-one and one-to-many relationships between tables based on shared primary keys. The database has been populated with data extracted from the LIS, the regional system for purchasing and inventory management, and the regional catalog of healthcare services. Data extraction was carried out through specific queries and views. To assess the cost associated with providing services, we summed up three cost items: 1) the relationship between rendered services, generating revenue proportional to the examinations performed, with the weighted costs of the corresponding reagents; 2) indirect costs related to products associated with an analytical line but not with a specific service (consumables) or not linked to a specific analytical line (primary and secondary containers, sample collection); 3) personnel costs allocated to the analytical line, based on the concept of full-time equivalent (FTE). Results: Data processing was performed for 118 types of clinical chemistry and immunoassay services: 3.023.750 in the year 2022. The first cost element, specific to each service, pertains to the cost of each reagent; the second is determined by the ratio between the total and the number of examinations performed (€0.05975); and the third, related to personnel, amounts to €0.5511. The return of investment (ROI) was determined for each service; it ranged from 0.44 to 9.27. Overall, the analytical line operated with a ROI of 4.06. Conclusions: A periodically updated computer system enables access to a dashboard providing insights into analytical lines and laboratory examinations that can be streamlined, offering a tool to support corporate management control. Additionally, the implementation of a periodically updated ABC system allows laboratory entities to assess efficiency over time, the impact of new supplies, and the sustainability of changes in reimbursement rates for laboratory services, as envisaged by the new decree on essential levels of care.

PREMESSE: Questo lavoro si propone di raccogliere i dati relativi alla SOD Medicina di Laboratorio dell’Azienda Ospedaliero-Universitaria delle Marche, per le prestazioni eseguite dal settore Chimica Clinica (anno 2022), per poter elaborarli al fine di progettare un sistema informatico che permetta di incrociare le fonti di dati relative a prestazioni erogate e materiale consumato secondo la metodologia dell’Activity-Based Costing (ABC), valutando il costo reale e il ritorno sull’investimento. METODI: Per elaborare le informazioni è stato predisposta un’applicazione di gestione dati con MySQL che permette di costruire relazioni uno a uno e uno a molti tra tabelle sulla base di chiavi primarie condivise. Il database è stato alimentato con dati estratti dal LIS, dal sistema regionale per la gestione di acquisti e magazzino, e dal catalogo regionale delle prestazioni sanitarie. L’estrazione dei dati è stata realizzata mediante specifiche query e Viste. Per valutare il costo connesso all’erogazione delle prestazioni si è reso necessario sommare tre voci di costo: 1) la relazione tra le prestazioni erogate, a cui corrisponde un ricavo proporzionale agli esami eseguiti, e i costi pesati dei reagenti abbinati; 2) i costi indiretti relativi ai prodotti associati a una linea analitica ma non a una prestazione (consumabili) o non associati alla specifica linea analitica (contenitori primari e secondari, esecuzione del prelievo); 3) costo del personale assegnato alla linea analitica, basato sul concetto di full-time equivalent. RISULTATI: L’elaborazione dei dati è stata eseguita per 118 tipologie di prestazioni di chimica clinica e immunometria: 3023.750 nell’anno 2022. La prima voce di costo, specifica per prestazione, è relativa al costo di ciascun reagente, la seconda è data dal rapporto tra il totale e il numero dei risultati d’esame forniti (0,05975€) e la terza, relativa al personale (0,5511€). Per ciascuna prestazione è stato determinato il parametro ROI (return of investment), che è risultato variabile tra 0,44 e 9,27. Complessivamente, la linea analitica ha operato con un ROI pari a 4.06. CONCLUSIONI: La disponibilità di un applicativo alimentabile periodicamente con dati aggiornati permette di avere a disposizione un cruscotto che fornisce indicazioni a supporto del Controllo di Gestione. L’implementazione di un sistema di ABC periodicamente aggiornabile permette alle realtà laboratoristiche di valutare l’efficienza nel tempo, l’impatto di nuove forniture e la sostenibilità di variazioni delle tariffe di rimborso delle prestazioni di laboratorio.