L’impatto dell’implementazione e dell’utilizzo della Business Intelligence sul sistema di controllo: tra teoria e prassi

Business Intelligence (BI) is an analysis-oriented information system specifically designed to provide com-plex and competitive information to decision makers. In this perspective, BI is potentially suitable for supporting Management Accounting Systems (MASs). Despite there is potential for studying the role that BI plays in MASs and decision making, current knowledge on the issue at hand is still limited. BI can potentially affect Management Accounting (MA) techniques and management accountants’ role as well as the production, transmission and reception of MA information; nonetheless, empirical evidence about these aspects is still limited. In order to fill this gap in the literature two research questions have been asked in this thesis: 1. How does BI affect MA techniques and the management accountant’s role? 2. How does the use of BI affect the production, transmission and reception of MA information? To answer the research question n° 1, an explorative cross-sectional field study, which involved 7 companies with an experience in using BI for MA purposes, has been carried out. The qualitative cross-sectional field study method has been used since it permits dealing with complex “how” questions and, at the same time, taking into consideration multiple sites thus offering a comprehensive picture of the phenomenon. The cross-sectional field study shows that BI can be related to both traditional and advanced MA techniques. More specific this study illustrates the changes produced by BI in the reporting and shows how the implementation and use of BI can both foster the introduction of Performance Measurement Systems (PMSs) and affect PMSs logics. Additionally, this work unveils how the implementation and use of BI can drive to the hybridization of the management accountants’ role towards the business partner and information auditor roles. Concerning research question n° 2, a single case study has been carried out in order to answer the research question at hand. The case study method is deemed suitable to explore the complex, penetrating and unpredictable relationship between BI and the production, transmission and reception of MA information. The case analysis shows that the use of BI can significantly affect all the phases, from the production to the reception. More specifically, BI plays a role in the production by leading the organization to frame MA information into an indicator setting. As far as the transmission and the reception are concerned, BI can introduce a new, “visual” approach for presenting MA information which can also play a role in the reception as a mobilizing factor. From a theoretical perspective, this work contributes to outline a wide and comprehensive picture of the relationship between analysis-oriented information systems and MASs’ components and contributes to shedding light on what happens to MA information once it is produced. From a practical point of view, by identifying changes in MASs and factors which can prevent or favor a virtuous relationship between BI and MASs and by showing the role that BI solutions can play in producing and transmitting MA information, this research can be useful for management accountants in managing the implementation and the use of BI for MA purposes.

Tra le innovazioni nel campo dei sistemi informativi, la Business Intelligence (BI) si contraddistingue per l’orientamento alla produzione e all’analisi di informazioni complesse, destinate ad essere impiegate nel processo decisionale di vario livello: ciò rende la BI potenzialmente adatta al supporto del sistema di controllo. Lo studio dell’impatto che la BI produce sul sistema di controllo presenta quindi delle potenzialità. Contributi di natura teorica e lavori orientati alla prassi suggeriscono che l’implementazione e l’utilizzo della BI possono potenzialmente influire sul sistema di controllo visto sia come insieme di strumenti e figure professionali, sia dal punto di vista della production, transmission e reception delle informazioni di controllo; nonostante ciò, allo stato attuale, le evidenze empiriche sulla relazione in questione risultano essere ancora limitate. Nel tentativo di contribuire a colmare questo gap nella letteratura, la tesi si propone di rispondere alle seguenti domande di ricerca: 1. Come la BI influenza gli strumenti di controllo di gestione, il ruolo e i compiti del controller? 2. Come l’utilizzo della BI influenza le fasi della production, transmission e reception delle informazioni di controllo? Per rispondere alla domanda di ricerca n° 1, è stato condotto un cross-sectional field study su 7 aziende. Il metodo in questione è stato scelto perché permette di raccogliere evidenze empiriche da un numero relativamente contenuto di casi, ciascuno dei quali viene analizzato approfondendo in maniera specifica la tematica di interesse, in modo tale da offrire una rappresentazione generale del fenomeno oggetto di interesse. Le esperienze di utilizzo della BI delle aziende del campione offrono spunti per arricchire la conoscenza sull’impatto della BI sulle tecniche di controllo sia di tipo tradizionale che avanzato. Nello specifico, lo studio illustra come l’utilizzo della BI produca cambiamenti nel reporting e favorisca l’introduzione in azienda di sistemi di misurazione della performance e il cambiamento nelle logiche di funzionamento di questi ultimi. Lo studio, inoltre, mette in luce come il ruolo del controller subisca un’hybridization passando da tecnico-contabile a consulente interno e certificatore della qualità delle informazioni di controllo. Relativamente alla domanda di ricerca n° 2, è stato condotto uno studio di caso singolo di un’azienda che ha implementato la BI per sopperire a problematiche nel reporting. Il metodo in questione è stato scelto perché idoneo ad esplorare la relazione complessa e imprevedibile che si instaura tra BI e fasi della production, transmission e reception delle informazioni di controllo. Il caso aziendale mette in evidenza come l’utilizzo della BI influisca in modo rilevante su tutte le fasi oggetto di analisi. A livello della production, l’utilizzo della BI costituisce infatti l’occasione per introdurre un vero e proprio framework di misurazione mentre nell’ambito della transmission e della reception, la BI determina l’introduzione di un nuovo approccio, di tipo “visuale”, alla presentazione delle informazioni di controllo che, nel momento del passaggio dalle informazioni alle azioni, rappresenta anche un fattore di mobilizing. Da un punto di vista teorico il lavoro consente di contribuire a colmare il gap sulla letteratura sul rapporto tra sistemi informativi orientati all’analisi e strumenti di controllo, e più in generale sul rapporto tra BI e sistema di controllo, nonché di arricchire la conoscenza su ciò che accade alle informazioni di controllo dopo essere state prodotte. Da un punto di vista pratico i risultati degli studi presentati in questa tesi possono essere utili sia ai controller che stiano gestendo un progetto di implementazione di BI sia a coloro che, utilizzando già la BI a supporto del sistema di controllo, si trovino a fronteggiare eventuali problematiche nella produzione, presentazione ed utilizzo delle informazioni di controllo.